単語だけでも外国人に伝わる – TOEIC500点からの英語プレゼンフレーズ

メンタルを整える準備を始める前に発表のとき英語をつかう
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私、英語は苦手なんですが、仕事で外国人に説明しないといけないことが多くて…

いつも中々上手く伝わらないんです。

そもそも全く話せるレベルではないので…

大事なのは、流暢に話せることではないですから、安心してください。

英語が苦手でも、いくらでも他でカバーする方法はあるので、何とか乗り切りましょう!

正式なプレゼンやスピーチ、もしくは仕事上のちょっとした説明など、急に外国人に英語で伝えなければいけなくなってしまったら、どうしますか?

私がまだTOEIC 500点くらいで全く英語を話せなかったころ、会社でとあるシステムの概要説明を海外オフィスのメンバーにしなければいけないことがありました。
システムといっても大したものではなく、もし日本語だったら数分でさらっと説明できるような内容です。

とはいえ、その時の私の英語力は、やっとそこそこの文章が読んだりできるレベル。英語が苦手という自覚もありました。
話すのはほぼ経験がなく、セリフを頭の中で組み立てることなど、とてもできない状態でした。

英語になるだけで、ストレスがかかる状況になりますね…

もし、流暢に話せるようになるまで準備や練習する時間が十分あれば、もちろんそれが一番です。
しかし、こうした機会は急に訪れるもの。
英語力を急に話せるようになるような方法も、もちろんありません。

それでも、何とかしなければいけないのです。

この記事では、私の体験談を交えながら、そんなシチュエーションを乗り切る方法をご紹介します。

スマートでなくてもOK。
伝わるテクニック、心構えから、もしもの時の逃げ道まで説明します。

経験の中で得たノウハウや考え方がベースになっていますので、もし同じような立場に置かれている方がいたら、是非参考にしてみてください。

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心構え

システムの説明を英語でする機会があったとき、その時の上司がこのように言っていました。

“相手は、このシステムの内容が分かればそれで良い。
別に私たちと英語でおしゃべりすることが目的ではない。
だから、内容を伝えることさえできれば、それ以上は何も怖がるようなことは起きない。”

「心配していることの9割以上は実際には起こらない」とはよく言いますが、自信がないときはそんな風にも思えないですよね。
ですがこの時に上司が言っていたことは、後になって振り返ると、本当にその通りだったと思います。

確かに相手の外国人の立場から考えれば、英語が流暢に話せない相手に対して、無理に話を振ることはありません。
また仮に相手に「この人は英語が話せない」と思われたとしても、それを憂う必要もありません。

今自分ができること以上を期待されてそれに応えようとしても、無理なストレスがかかり、能力を発揮できなくなってしまいます。

「今できないことは出来なくても良い、その代わりに他の部分で補う」

そうした考え方のほうが、心身にも無理がなく前向きに取り組むことができ、結果的に成果にもつながるのではないかと思います。

相手が何となくでも理解できればOK。ストレスに感じなくてもいいのです。
そう思うようにすると、怖がる必要がなくなります。そして、「とりあえずやってみるか」という気になれるようになります。
まずはやってみると、案外何とかなることが多いです。まさに、心配事の9割以上は実際には起きないのです。

万が一、何ともならなくても、失敗しても、大丈夫。

逃げ道を予め用意する方法もあるので、最悪どんなシチュエーションになっても、乗り切ることはできます。

相手に「伝えようとした」という事が伝われば、十分です。
そして自分の中では、「やってみた」という事実が残ります
経験も残ります。

人間は初めてのことには動揺しますが、二度目からは落ち着いて対処できるようになります。
また、次からは上手くいかなかった部分に対して事前に準備をすることができます。
そうすると、次はできるようになっています

つまり、チャレンジしてみた時点で、どう転んでも勝ちは確定しているんです。
最終的には成功することが確定している、ということです。
英語ができないことを認めた上で、他の部分で補えば、どんな英語力でも怖いものは無いのです。

確かに、まずはチャレンジですね!

説明をサポートする資料で補う

英語のプレゼンで、英語に頼らずに他の部分で補う方法をご紹介します。

1. 単語と図で示す

説明をする際、一から全てを言葉で説明しようとするのは、ほぼ自殺行為です。母国語か、よほど熟知している内容でない限り、避けるべきだと思います。

そこで便利なのが、概念図などを用意すること。

図や表、単語を二次元的に配置して因果関係を示すことで、内容をわかりやすく示すことができます。
当然ですが、絵や図というのは、日本語でも英語でもありません。言語や文化を問わず、伝わります。しかも、しっかり表すことができていれば、口で説明する必要すらないのです。

一見すると絵や図を作成するのは手間かもしれませんが、英語が苦手な場合は、実はとても楽な方法なのです。

こちらの記事では、直感的にわかる資料の作成方法を紹介していますので、参考にしながらぜひ試してみてください。手間がかからず、誰でも簡単に作れる方法を一から説明しています。

詳細はこちら
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2. 英語と日本語を併記する

いくら簡単に説明すると心がけても、説明中に頭が真っ白になって、次に何を伝えれば良いのかが分からなくなったら、どうしよう…

やっぱりそういう不安もあります。

そんなときにオススメの方法が、スライド中に英語と日本語を併記すること。

英語だけでなく、自分向けに日本語を書いておくだけで、次の内容が一瞬で頭に出てきます。
具体的な方法や表記方法のコツはこちらの記事でも紹介していますので、ぜひご覧ください。

仮に相手が外国人だけで、本来不要な日本語が書いてあったとしても、伝わらないよりは遥かにマシです。
相手も多くの場合は、「日本人向けにも同じ資料を使っているんだろう」くらいに思ってくれるのではないでしょうか。

自分が安心するための仕掛けを仕込んでおくことで、説明や発表のクオリティを上げましょう!

3. 要約文を書く

こちらも自分が安心するための仕掛けです。
スライドや資料のトップに、全体を示す内容を文章で書いてしまう方法です。

説明文、要約文を英語で書くことで、相手はひと目で全体の内容を把握することができます
それによって誤解を防ぐことができ、説明が不十分でもしっかりと伝えることができます。
また、万が一話す内容を忘れてしまった際も、最低限それを読むことで、その場を乗り切ることができるでしょう。

なにより、こうした「保険」があることで、緊張が緩和されます。その結果、そもそも頭が真っ白になること自体が減るのです。

詳しい要約文の作り方や、この方法を用いた練習方法などはこちらの記事に書いてありますので、ぜひ参考にしながら試してみてください。

最低限の単語だけで話す

資料を使うことで、口頭での説明を簡単、楽にすることができます。
しかし、かといって実際のミーティングの際に全く何も言わずに黙っていたら、さすがに頭がおかしい人だと思われてしまいますよね。
そんなときに、最低限の英語だけで内容を伝えることができる方法を紹介します。

1. 説明の始め方、途中、終わり方

たとえば、説明を始めるとき。

本来ならば、今回説明する内容などを、簡単に一言で説明することになるでしょう。
フルバージョンの一文だと、Today, I would like to explain the overview of this system and how you could utilize this. などです。

こういった説明をスッと言えるなら、もちろんそれが良いと思います。ただ、「中々覚えるのも難しい」、「英語にばかり気を取られて本来説明すべき内容が疎かになってしまいそう…」というときは、もっと簡単に言うだけで十分だと思います。

例えば、I explain this.最低限の動詞と目的語だけを言って、あとは資料を示すだけ。
資料に「xxシステムの概要と使い方」などとタイトルが書いてあれば、それで十分伝わります。
こうした汎用的な動詞と目的語だけであれば、様々なケースでこれだけで乗り切ることができるので、呪文のように覚えておくだけで非常に役立ちます。

説明の始め方

フルバージョン:Today, I would like to explain the overview of this system and how you could utilize this.
最低限:I explain this.

参考までに、説明の途中や終わり方についても、一例を紹介します。
例えば、ログインやダウンロードの方法を説明するときや、トラブル時の連絡先を教えるとき。

説明の途中

フルバージョン:First, click the Login button and enter your ID and password. Then, click the Download button to download the necessary data.
最低限:First, Log in, Download, this button.(手順のスクリーンショットなどを示しながら)

フルバージョン:In case of trouble, please contact the department in charge.
最低限:If trouble, here (連絡先を指し示しながら)

発表を終える時も、無理に締めくくる必要はありません。

終わり方

フルバージョン:This is all that is explained. Please contact me anytime if you have any questions.
最低限:That’s all. Thank you.

もし、単語も忘れそうなら、その言葉を資料中に書いてしまってもOKです。
もちろん、これだけで全ての場合を乗り切れるというわけではありませんし、しっかりと文章を話せるならそれに越したことはありません。

しかし、英語が上手く言えないせいで本来の「情報を伝える」という目的が果たせなくなってしまう可能性があるなら、初めから簡単な単語で資料を駆使して説明する方が、結果的に情報伝達もうまくいき、相手の印象も良くなると思います。

「これだけなら自分でもできそうな気がしてきた」と思うだけで、余計な不安がなくなり本番でもスムーズに言葉がでてくるようになりますよ。

2. もしもの時の便利なフレーズ

ここまですれば、自分でもできる気がしてきました!

あとは最後に…もし分からない質問が来た時にどうすればいいか分からないんですが、何か良い方法はありませんか?

私が昔よく使っていたセリフがあるので、紹介しますね。

質問がきた時に、その場で答えられるか分からない…そんなときに便利なセリフがあります。
その場で答えるのではなく、「あとで内容をメールで送るので、チェックしてください」と質疑を会議後にするのです。

質問への対処

フルバージョン:I will share this material after this meeting via email, please check it. Also please ask me anytime if you have any questions.

最低限:I email this later. Please check.

※このセリフも、最低限の単語だけでも内容を伝えることが出来ます。

もちろん、時間と気持ちと英語力が許すなら、しっかりと質問の時間をとって相手の疑問に答えるのがベストでしょう。
しかし、いずれかが許さない(もしくはやりたくない)場合、このように早々に切り上げるという方法もアリだと思います。

こうすれば、後でメールをすることが確定するので、相手は「メールで内容を見直すことができる」と考えて安心し、無理にミーティング中に質問をする可能性も減ります。
また、メールをすれば、そのメールが最新のやりとりということになります。つまり、もし何か質問があっても、口頭ではなくメールの返信という形で連絡が来るわけです。

メールであれば、急がずゆっくり翻訳することができるので、緊張する必要もありません。また、DeepLのような精度の高い翻訳サービスもあるので、有効活用すればほとんどの場合に答えることができるでしょう。

上記のセリフは、質問が来た時でも良いですが、説明を始める前に先手を打って言ってしまうとより効果を発揮します。


一見すると難しく感じるビジネス英語も、そのレベルは様々。
少しでも流暢に、高いレベルの会話をできるようにはなりたいですが、すぐにやれと言われてできるものではありません。

かといって、英会話のレベルが上がるまで話してはいけないというルールがあるわけでもありません。
グローバルで仕事をしている外国人なら、ネイティブでない人の英語レベルが様々であることはよく分かっているので、気にも止めません。

特に私のいたシンガポールは、人種も言葉も様々で、発音も訛りが強かったり英語が苦手な人もたくさんいました。日本人は英語が苦手な人が多いという認識もありました。それでもみんな英語でコミュニケーションを取りながら、ビジネスが回っているのです。

誰でも最初は上手くできなくて当たり前。その中で何とか工夫をしながら経験を増やしていくことで、少しずつレベルアップしていくのだと思います。
少なくとも私はそうでした。
最初は単語だけでも、図や身振り手振りでなんとか伝えるだけでも、一度チャレンジするだけで、二度目からは明らかにやりやすく、分かりやすくできるようになっていきました。

この記事が皆さんの不安を少しでも解消し、前向きに英語のコミュニケーションに取り組むきっかけになればと思います。

なお英語のプレゼンのコツについては、こちらの記事にも紹介していますので、ぜひ併せてご覧ください。

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