今更ですけど、プレゼンって本当に必要なんでしょうか…
どうしたんですか急に？
やろうとすると準備にも発表にも時間がかかりますし、たまに「早く終わらせてほしい」とか言われることもあるので…。実は最初から、やらない方がいい場合もあるんじゃないかって思うんです。
確かに、その通りかもしれません。そういうケースもありますね。
では、どんな時はプレゼンが必要ないのか、もしくはしない方がいいのかを見てみましょうか。
営業でせっかく資料を準備したのに、時間がもらえなかった…
プレゼンすること自体を迷惑がられる…
準備だけで消耗し過ぎて、本当に意味があるのか疑問に思えてくる…
そんな経験はないでしょうか？
直接言われることはなくても、状況によってはそう思っている人は多いかもしれません。
私もパワーポイントの説明を途中で遮られて、「プレゼンはもういいから結論だけ教えて欲しい」と言われたことがあります。こちらは良かれと思って説明しているのに…と思ったこともあります。
プレゼンの準備やレベルアップのための必読本も紹介しています。こちらもぜひご覧ください！
プレゼンは本当に必要か？
さて、冒頭でも紹介しましたが、そもそもプレゼンは必要なのでしょうか？
答えは、「必要だけど、状況による」です。そしてその状況や常識は、日々変化しています。
今はパソコンやスマホで、メールもネットもあらゆる情報にリアルタイムでアクセスすることができるようになりました。いつでもコミュニケーションが取ることができ、事前調査も簡単にできるようになったことで、プレゼンをする側とされる側（聞き手）の事前の情報格差は少なくなっています。
その一方で、「いつでも何でもできる」ことで、時間のスキマはどんどん減ってきています。忙しいビジネスマンをはじめ、あらゆる人にとって、時間が何より大切な資産になってきています。
この情報格差と時間が大事なキーワードです。
一方、状況が変わってきていても、プレゼンそのものが不要になることはありません。人を説得したり、正しい情報を教えたり、建設的な議論をしたり。そうした人と人とのコミュニケーションが消えることはありません。変わったのは、プレゼンに求められるスタイルです。
こうした違いが発生するため、状況に応じた多くの選択肢の中から一番効率的な方法を選ぶという「ひと手間」が必要なのです。そのひと手間が、プレゼンが必要か不要かを分け、お互いにとって幸せなコミュニケーションを作るのだと思います。
一見プレゼンするのが常識と思える状況でも、一度立ち止まり、常識を疑ってみてください。
必要な場合と、しない方がいい場合
では、どんな時にプレゼンが必要で、どんな時は不要（しない方がいい）のでしょうか。
具体的には、以下のような判断基準が適切だと思います。
必要な場合
しない方がいい場合
決めるのは相手
必要・不要のリストを見てお気づきかもしれませんが、多くの状況で、プレゼンの有無を決める主導権はプレゼンのアプローチをする相手、つまり聞き手側にあります。自分の独りよがりでプレゼンを押し付けても、それはお互いに不幸になるだけです。相手が本当に望んでいることかどうかを判断するのが何より重要だと思います。
また、時間の観点も非常に重要です。
プレゼンは、良くも悪くも相手の時間を拘束する行為です。時間泥棒にならないためには、説明の仕方を工夫する必要があるでしょう。
効率的な、有意義な時間にするためのコツを次の項目で紹介します。
なお、相手が何を望んでいるか、事前の知識レベルがどの程度かなどの情報を知る具体的な方法については、こちらの記事で丁寧に紹介していますので、ぜひセットでご覧ください。
相手のために設ける制限
プレゼンが必要だと判断した場合、どのようにすれば、その限られた時間をより有意義にすることができるのでしょうか。
相手（聞き手）の状況によって、事前情報のレベルや時間の余裕は様々。それに応じて、プレゼンのスタイルを選んでみてください。
例えば、相手が既に背景を知っていることが分かっていれば、背景情報は説明しなくていいですし、その分野の考え方を知っている人であれば、ロジックの説明を全て省いて結論だけで十分かもしれません。
そうすることで、相手の負担を減らすことができます。
具体的には、資料や時間にあえて制限を設けることが有効です。下記のような選択肢が考えられます。
全てに共通しているのは、相手の状況に合わせて省ける部分は出来るだけ省く一方で、その分情報の純度をしっかりと上げておく必要があるという事です。
これは相手にとっても自分にとっても大きなメリットです。
相手の調査や情報の取捨選択、説明方法のクオリティアップは簡単ではありませんが、意味のない内容に作業時間を割く必要はないので、慣れれば準備にかかる時間も短くなるはずです。
プレゼンをしない場合のフォローアップ
もしプレゼンは不要という結論になった場合は、フォローアップとして代替策を用意しましょう。プレゼンで伝えるはずだった内容を、①別の方法でまとめる、②別の手段で伝えることで、相手はあなたからの情報を受け取りやすくなり、目的を達成することができます。
例えば下記のような方法があると思います。
そしてその際は相手の都合を考慮したうえで、最も伝わりやすい方法を考えてみてください。
繰り返しますが、情報を受取る際の主導権は相手にあります。相手が喜ぶ顔を想像し、より良い成果に結びつけましょう！
プレゼンをあえて避けるという選択肢
もし、プレゼンをすべきかしないべきか悩んでいて、心のどこかで「できればしたくない！」と思っているなら、意図的に避けるという方法もあります。
聞き手があまり望んでいない状況の場合、あまり熱意がない相手からプレゼンをされても、お互いに得るものはありません。それよりもプレゼン以外の方法でフォローアップをしてあげたほうが、よほど建設的です。
プレゼンの準備や発表に割くはずだった時間やエネルギーを、他の資料などでしっかりと伝えることに使いましょう！
もちろんその場合も妥協はせず、相手のことを考えたうえで最適な方法を選んでくださいね。そうすれば、プレゼンと同じかそれ以上の価値を生み出すこともできると思います。
この記事で紹介した通りに状況をしっかりと確認することで、プレゼンをすべきかすべきでないかを正しく判断できるようになります。
また、ポジティブな意味でプレゼンを避けることができたり、最小の労力で最大の効果を引き出すことができるようになります。
もう、プレゼンで嫌な顔をされたり、途中で遮られることもありません！
この記事では、そんな疑問を持つ方のために、プレゼンが必要な場合と不要な場合の判断方法や、状況に応じて最も効果的なプレゼンにするための方法をご紹介します。
状況を正しく判断すれば、プレゼンを避けることができたり、最小の労力で最大の効果を引き出すことができるようになると思うので、是非参考にしてみてください！