ビジネスシーンで欠かせない英語での電話対応。本ブログでは、電話をかける際や受ける際の基本的なフレーズから、マナーやコツまで、ビジネス英語での電話対応に役立つ情報を丁寧に解説しています。スムーズなコミュニケーションを心がけたい方は、ぜひこのブログをご覧ください。
1. ビジネス英語の電話対応で必ず使う定番フレーズとは?
ビジネスにおける電話対応は、適切なコミュニケーションを促進し、相手に良い印象を与える手段です。本節では、電話を受ける際、かける際、さらにはメッセージを残す際に有用なフレーズを紹介します。
電話応対の基本
電話を受ける際に使う最初の言葉は、相手に安心感を与える重要な役割を果たします。以下のフレーズを基に、自分のスタイルに合わせて調整してみてください。
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“Good morning/afternoon, this is [自分の名前] from [会社名]. How may I help you?”
（おはようございます/こんにちは、[会社名]の[自分の名前]です。どのようにお手伝いできますか？） -
“Thank you for calling [会社名]. This is [自分の名前]. What can I assist you with today?”
（[会社名]にお電話いただき、ありがとうございます。[自分の名前]です。本日はどのようなご用件でしょうか？）
自分の名前と会社名を明確に伝えることで、相手は安心しやすくなります。
電話をかける際のポイント
自分から電話をかける場合、丁寧さが伴った表現が重要です。以下のフレーズを参考にしてください：
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“Hello, this is [自分の名前] from [会社名]. I hope you are doing well.”
（こんにちは、[会社名]の[自分の名前]です。お元気でいらっしゃいますか？） -
“Good morning, my name is [自分の名前], and I’m calling on behalf of [会社名].”
（おはようございます。[会社名]の[自分の名前]と申します。）
しっかりとした自己紹介をすることで、相手がリラックスし、会話が円滑に進むことが期待できます。
留守番電話メッセージのポイント
留守番電話を残す際は、相手に必要な情報を簡潔に伝えましょう。以下のフレーズが役立ちます：
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“Hi, this is [自分の名前] from [会社名]. I am calling to discuss [具体的な話題]. Please call me back at [電話番号]. Thank you.”
（こんにちは、[会社名]の[自分の名前]です。[具体的な話題]についてお話ししたくお電話しました。[電話番号]までご連絡いただければ幸いです。ありがとうございます。） -
“This is [自分の名前] from [会社名]. I would appreciate it if you could return my call at your earliest convenience.”
（[会社名]の[自分の名前]です。お手数ですが、できるだけ早くお電話をお返しいただけますと幸いです。）
適切なメッセージを残すことで、相手が迅速に対応できるよう促しましょう。
これらのフレーズを意識して使うことで、ビジネス上の電話対応がよりスムーズになり、良好なコミュニケーションが築けることでしょう。
2. 英語で電話をかける際の基本マナー
ビジネス電話はコミュニケーションの重要な一環であり、適切なマナーを守ることが必要です。次のポイントを押さえて、円滑な電話会話を心がけましょう。
2.1 事前の準備を怠らない
電話をかける前に、必ず要件を整理しておきます。何を伝えたいのか、どんな質問をしたいのかを明確にし、自信を持って話せるように準備しておきましょう。特に、必要な情報やデータは事前に手元に用意しておくことが大切です。
2.2 相手の状況を考慮する
電話をかける際は、相手が今話しやすい状況かどうか気を配りましょう。「今、お時間よろしいでしょうか？」と一言添えることで、相手への配慮を示すことができます。相手が忙しい時に長話をすることは、マナー違反です。必要であれば、時間を改める提案をするのも良いでしょう。
2.3 会社を代表している意識を持つ
電話中は、自分個人だけでなく会社の代表として話していることを意識しましょう。発言内容は自分の意見だけに留まらず、会社の立場や方針を反映する必要があります。相手に対して、一貫性のあるメッセージを伝えることが大切です。
2.4 聞き返すことを恐れない
英語でのコミュニケーションでは、特に理解が難しい部分が出てくることがあるかと思います。その際は、「すみません、もう一度言っていただけますか？」と聞き返す勇気を持ちましょう。理解できていないまま進めるのは危険であり、誤解を生む原因になります。
2.5 メモを取る
大切な情報を忘れないように、電話中はメモを取ることを習慣化しましょう。必要なポイントや相手の発言は必ず記録し、後で確認ができるようにします。電話の終わりに、聞いた内容を再確認するのも良い方法です。「お伝えいただいた内容を確認してもよろしいでしょうか？」と尋ねることで、誤解を避けることができます。
2.6 丁寧な言葉遣い
ビジネス英語では、丁寧な言葉遣いが求められます。「Thank you for your time」や「I appreciate your help」といったフレーズを積極的に使い、相手に対する感謝の気持ちを表しましょう。また、失礼にあたらないよう、相手の行為に対して敬意を表す言葉も重要です。
これらの基本的なマナーを守ることで、ビジネス電話の応対がよりスムーズになり、相手との信頼関係を築く手助けにもなります。
3. 英語で電話を受ける時の対応の仕方
英語で電話を受ける際には、相手に対して丁寧で適切な対応を心掛けることが非常に大切です。以下に、電話を受けるときの基本的な流れとポイントを整理しました。
1. 電話を受ける前の準備事項
電話を受ける前には心を落ち着け、集中できる環境を整えることが必要です。必要な資料や情報を手元に準備し、電話が鳴る際にスムーズに応答できるようにしましょう。電話を受ける際には、以下のようなフレーズを使用するのが望ましいです。
- Good morning/afternoon, this is [自分の名前] from [会社名]. How can I help you today?
- Hello, you’ve reached [会社名]. This is [自分の名前]. How may I assist you?
このように自己紹介をすることで、相手に安心感を与え、会話のスタートをスムーズにすることができます。
2. 相手の情報を確認する
相手の名前やどの会社からかけているのかを確認することは、円滑なコミュニケーションにおいて非常に重要です。以下のフレーズを使って相手の情報を尋ねてみましょう。
- Could I have your name, please?
- Which company are you calling from?
これを聞くことで、必要な情報を把握し、話を進める際の参考にできます。
3. 担当者を確認する
相手がどの担当者と話したいのかを尋ねることも、通話の目的理解に役立ちます。次のような質問をしてみましょう。
- Who would you like to speak with?
- Is there someone specific you wish to talk to?
この質問を通じて、相手のニーズがより明確になります。
4. 待機をお願いする場合の応対
万が一、担当者が不在の場合は、相手に一時的に待ってもらうことになります。その際には、以下のようなフレーズを使うと良いでしょう。
- Could you hold on for a moment, please?
- Please wait a moment while I check for you.
このように頼む際には、相手に対する配慮を忘れずに、リラックスした雰囲気を保つことが重要です。
5. 電話を終える際の挨拶
通話が終了する際には、感謝の意を表すことが大切です。良い印象を残すために、以下のような表現を用いましょう。
- Thank you for your call. Have a great day!
- Is there anything else I can assist you with?
これらのフレーズを使うことで、相手に親しみを感じてもらい、今後の関係構築にもつながります。
4. 英語で電話を取り次ぐ時の伝え方
電話でのやり取りにおいて、相手と担当者を適切に繋ぎ合わせることは、ビジネスコミュニケーションの要です。スムーズな会話を実現するためには、正確な情報を伝えることが肝心です。このセクションでは、電話を取り次ぐ際に役立つ基本フレーズと注意すべき点を紹介します。
1. 繋ぐ前の準備
電話を取り次ぐ前に、相手の名前や会社名、要件をしっかり確認しておきましょう。これによって、担当者がスムーズに会話を始められます。
2. 担当者への取り次ぎのフレーズ
- お待たせしました。すみませんが、少しお待ちいただけますか？
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このフレーズは、通話相手が待機する必要がある場合に用います。
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すぐにお繋ぎしますので、少々お待ちください。
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相手に待ってもらうときの丁寧な表現です。
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今、人事部へお繋ぎしますので、もう少々お待ちください。
- 特定の部署に繋ぐ場合、詳細を加えることで相手に安心感を与えます。
3. 担当者が不在の場合の伝え方
もし担当者が電話を取れない場合は、その状況をしっかりと説明する必要があります。以下のフレーズを参考にしましょう。
- 申し訳ありませんが、彼（彼女）は現在別の電話に出ています。
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状況を伝える際に使います。
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現在、彼（彼女）は外出中で、4時頃には戻る予定です。
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不在の理由とおおよその復帰時間を知らせる表現です。
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彼（彼女）はただいま会議中です。
- 会議により不在であることを説明できます。
4. 相手に選択肢を提供
担当者が不在の場合、相手の希望を尋ねることも大切です。以下のようなフレーズを使って、選択肢を提示しましょう。
- 折り返しお電話をされたいでしょうか？
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相手の希望を確認する表現です。
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メッセージをお預かりしてもよろしいでしょうか？
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伝言を承る意向を確認します。
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お電話いただいたことをお伝えしますのでご安心ください。
- 相手に安心感を与える表現です。
5. 相手の情報を再確認
相手の要望を確認した後は、必要な情報を正確に記録しましょう。以下のフレーズが役立ちます。
- お名前をもう一度教えていただけますか？
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相手の名前を確認する際に使用します。
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お電話番号も教えていただけますか？
- 連絡先を尋ねる際の表現です。
これらのフレーズを活用することで、英語での電話取り次ぎをスムーズに行うことができます。常に相手を思いやる姿勢を持ち、丁寧に対応することがプロフェッショナルな印象を与えるポイントです。
5. 英語で電話を切る時の上手な言い回し
電話を終える際、相手に対して失礼のないように締めくくることが重要です。ここでは、電話をスムーズに終わらせるために有用なフレーズをいくつか紹介します。
感謝の気持ちを伝える言い回し
電話を終える時に感謝の意を表すことで、ビジネス関係を強化することができます。以下の表現を参考にしてください。
- Thank you for your time!
（お時間をいただき、ありがとうございました！）
相手への感謝をしっかりと伝えることで、好印象を与えることができます。
- I appreciate your insights. Thank you once more!
（貴重なご意見をいただき感謝します。再度ありがとうございます！）
これは相手の意見を尊重する姿勢を示します。
丁寧な表現を心がける
ビジネスでは丁寧さが求められます。以下のフレーズを使って、相手に対する敬意を示しましょう。
- Is there anything else I can assist you with before we wrap up?
（終了する前に、他にお手伝いできることはありますか？）
これにより、相手の必要に応える姿勢を感じさせることができます。
- Have a wonderful day ahead!
（良い一日をお過ごしください！）
こうした表現は、相手への配慮と温かさを伝えるのに役立ちます。
自然に会話を締める
唐突に電話を切ることは望ましくありません。スムーズに終わらせるためのフレーズをここに紹介します。
- Let’s touch base again soon.
（また近いうちにお話ししましょう。）
これにより、次回のコミュニケーションを期待させることができます。
- I truly enjoyed our chat.
（お話しできて本当に楽しかったです。）
この表現は、良好な関係を築く手助けになります。
これらのフレーズを活用することで、電話を終える際の印象を向上させ、ビジネスコミュニケーションをより円滑に進められるでしょう。感謝の気持ちを表し、丁寧に会話を締めくくることで、次回のやり取りもより心地よいものになるはずです。
まとめ
ビジネス英語における電話対応は、適切なコミュニケーションを築くための重要なスキルです。本記事では、電話受付から取り次ぎ、さらには電話の終了まで、場面に応じた基本的な言い回しを紹介しました。これらのフレーズを活用し、丁寧な態度と敏速な対応を心がけることで、ビジネスコミュニケーションの質を高め、相手との信頼関係を深めることができるでしょう。英語での電話対応に自信がつくまで、この記事を参考にして実践を重ねてみてください。
